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Die Fulton County Schools (FCS) in Atlanta, Georgia, sind einer der größten Schulbezirke des Bundesstaates. Das FCS Project Management Office (PMO) unterstützt die hohen Bildungsstandards des Distrikts, indem es ein ebenso hochwertiges Projektmanagement für höchste administrative Leistung sicherstellt. In Zusammenarbeit mit dem Beratungsunternehmen Aptude entwickelte die Abteilung eine Lösung, die eine einfache Sichtbarkeit und Berichterstellung des Portfolios ermöglicht. Dabei wurden Microsoft-Apps kreativ miteinander kombiniert, um diese Vision zu verwirklichen. FCS spart eine Woche pro Monat PMO-Zeit und ist jetzt an der Spitze der Klasse.

Es mag auf den ersten Blick nicht offensichtlich sein, aber das Projektmanagement ist für einen großen Schulbezirk genauso wichtig wie für ein Unternehmen. Für die Fulton County Schools (FCS) ist Technologie ein entscheidender Faktor. Heutzutage lernen die Schüler in technologiereichen Klassenräumen - und die Verwaltung des technologischen Budgets und der Ressourcen, die für die Versorgung Tausender Kinder erforderlich sind, erfordert ein hervorragendes Management.

Um die Ressourcen zu optimieren und die 95,000 Studenten in Fulton County bestmöglich zu versorgen, richtete die Verwaltung ein Projektmanagementbüro (PMO) ein, um einen reibungslosen Ablauf von Bauprojekten bis hin zu Technologie-Rollouts zu gewährleisten. Der Distrikt hatte noch nie den detaillierten Einblick in diese Aktivität erhalten, den er für die Entscheidungsfindung und das Budgetmanagement wünschte. In Zusammenarbeit mit einem lokalen Microsoft-Partnerunternehmen kann der Distrikt nun Zeit und Geld sparen. Die großen Gewinner? Die Kinder von Fulton County.

„Wir haben erkannt, dass wir ein auf Project Online basierendes Tool entwickeln können, das mit unserem Projektmanagementmodell übereinstimmt und uns noch weiter bringt. So hat sich unser PMO bis zu dem Punkt entwickelt, an dem es heute ist. “

Tim Dunn: Leiter des IT-Programmmanagements
Fulton County Schulen

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Unterstützung der Bildung mit einer besseren Geschäftsinfrastruktur

Die Fulton County Schools haben 2009 einen Programmmanager an Bord geholt, um die Betriebsergebnisse durch ein hervorragendes Projektmanagement zu optimieren. Sechs Jahre später erweiterte der Distrikt die Einzelrolle zu einem Programmverwaltungsbüro. Nachdem der Maschinenbauingenieur Tim Dunn die Position des Direktors für IT-Programmmanagement übernommen hatte, begann er, ein Team zusammenzustellen, um die Technologien und Lösungen zu implementieren, die der Distrikt benötigte.

Jetzt ist er Direktor des IT-Programmmanagements und leitet 25 Mitarbeiter. Dunn sieht sich auch als Verwalter und Hüter des "Pennys" - der von den Wählern von Fulton County genehmigten 1-Prozent-Umsatzsteuer für Schulinfrastrukturkosten, insbesondere für Technologie Verbesserungen. "Wir müssen mit Kollegen aus Wissenschaft, Finanzen und anderen Abteilungen zusammenarbeiten, um unser Engagement für die Steuerzahler, die dieses Referendum gebilligt haben, zu honorieren", sagt er. Das bedeutet, sein kleines Team zu erweitern, um eine große Projektlast zu decken. Ohne klaren Einblick in das FCS-Projektportfolio war die Planung schwierig und Dunn machte sich Sorgen über die Überlastung der Mitarbeiter.

Das PMO-Team aus Projektmanagern und Analysten ist für fünf Arten von Projekten verantwortlich: Netzwerkinfrastruktur, Unternehmensanwendungen, Kapitalverbesserungen, IT-Sicherheit, Betriebshardware und Unterrichtstechnologien, um die Technologie in den Klassenräumen einzuführen. Dunns übergeordnetes Ziel: Implementierung einer Methodik zur Optimierung der Bemühungen seines kleinen Teams. „Wir wussten, dass wir die Organisation aus Sicht des Projektmanagements reifen müssen, damit wir unabhängig von der Art des Projekts systematisch und einheitlich vorgehen können“, sagt er. Zu diesem Zeitpunkt entschloss er sich, sich an Nagendra Roy zu wenden, Senior Director IT bei der Beratungsfirma Aptude. Bereits im Distrikt eingebettet, hatte sich die Firma Dunns Respekt verdient. "Sie hatten die Bandbreite und das Fachwissen, um uns bei der Entwicklung unseres Projektmanagementmodells zu helfen", sagt er. „Wir haben uns zuerst auf unsere Mitarbeiter konzentriert - Schulungsbedarf, wie wir ihnen Arbeit zugewiesen haben - und dann auf den Prozess. Aber um unsere Prozesse zu standardisieren, brauchten wir das richtige Werkzeug. “Zu diesem Zeitpunkt begann die Partnerschaft zwischen Dunn und Aptude.

Mit dem richtigen Partner zusammenarbeiten

Dunn identifizierte drei Hauptanforderungen: Zeitplanverwaltung, Budgetverwaltung und ein sicheres Repository für Projektartefakte. Er hatte die Optionen sorgfältig recherchiert, sich mit Gartners magischen Quadranten befasst und den Markt eingehend erkundet. „Der Wendepunkt kam, als wir uns für Microsoft Office 365 entschieden und alles in die Cloud migriert haben“, berichtet Dunn. „Als ich Microsoft Project Online auf einer Partnerkonferenz sah, wusste ich, dass dieses Tool mir bei meinen drei wichtigsten Wunschliste-Elementen helfen kann.“ Dunn ist froh, dass er Roys Team mit der Implementierung der Lösung beauftragt hat. "Mit Nagendras Fachwissen und Aptudes technologischen Fähigkeiten konnte ich enorm viel Zeit und Geld sparen", sagt er. „Und nach ein paar Gesprächen haben wir festgestellt, dass wir ein auf Project Online basierendes Tool entwickeln können, das unserem Projektmanagementmodell entspricht und uns noch weiter bringt. So hat sich unser PMO zu dem Punkt entwickelt, an dem es heute ist. “

Eines der Probleme, mit denen Dunn konfrontiert war, war die Kapazitätsverwaltung für sein kleines Team. Es war nicht nur schwierig, einen klaren Überblick über das Portfolio zu behalten und Projekte zu priorisieren, sondern es war auch umständlich und zeitaufwendig, die Leistungen seiner Mitarbeiter zu verfolgen und sie den Führungskräften zu melden. Aus dem gleichen Grund war es schwieriger, ohne genaue, aktuelle Informationen über die aktuelle Arbeitsbelastung Prioritäten zu setzen, diese Projekte zu planen und die Zeitpläne für bevorstehende Initiativen zu schätzen, als es hätte sein sollen. Dunn wusste, dass ein Tool, das Einblick in die PMO-Kapazität bietet, der gesamten Organisation zugute kommen würde. Er und Roy formulierten eine Vision für eine übergreifende PMO-Lösung, die auf Project Online aufbaut. Eine so ausgefeilte Lösung zu entwickeln, wie sie von Grund auf geplant war, könnte entmutigend sein. Aber Dunn und Roy sahen die Gelegenheit in den vielfältigen und doch verbundenen Tools in Office 365.

Erstellen der Navigator-Lösung: Mehr als die Summe ihrer Teile

Mit seinem Office 365-Abonnement hatte FCS bereits Zugriff auf fortschrittliche Standardbausteine, um eine Lösung zu entwickeln, die alle Kriterien auf Dunns Wunschliste erfüllte. "Wir waren schon immer ein SharePoint-Shop", sagt Dunn. „Ein Teil der Schönheit von Office 365 ist, dass es weitgehend auf der SharePoint-Umgebung in der Cloud aufbaut.“ FCS beginnt mit der Umstellung von lokalem auf Cloud-basiertes Computing. Dunn ist davon überzeugt, dass die Erstellung eines Cloud-fähigen Tools eine strategische Grundlage darstellt. Er freut sich auf die FCS-Migration zu SharePoint Online im Jahr 2020. „Unser Tool ist bereit für die spätere vollständige Cloud-Einführung. In diesem Stadium werden wir noch mehr Funktionen und Features haben “, fügt er hinzu.

Die Integration der Anwendungen und die Entwicklung der Lösung war eine Reise, sagt Roy. „Mit Office 365-Apps haben wir gemeinsam eine Strategie erarbeitet, um Mitarbeiter, Prozesse und Technologien voranzutreiben und so alle erforderlichen Dimensionen abzudecken - Content Management, Visualisierung, Projektmanagement und Portfoliomanagement“, fügt er hinzu. Sein Team erstellte ein Tool namens „Navigator“, das auf Project Online für das Projektmanagement und SharePoint für das Inhaltsmanagement und die Zusammenarbeit basiert.

Um Projektteams und Stakeholdern einen schnellen und einfachen Überblick über einzelne Projekte und das FCS-Projektportfolio zu geben, hat das Navigator-Entwicklungsteam Microsoft Visio in die Lösung integriert. Das Team verwendet Visio mit SharePoint und Microsoft Flow, um ein grafisches Bild des Projektstatus zu erstellen. Durch das Hinzufügen von Microsoft-Teams erhalten FCS-Projektmanager einen weiteren Vorteil beim Initiieren von Projekten. Bei Projektteams, die häufig aus verschiedenen Abteilungen bestehen, ist die erfolgreiche Zusammenarbeit der Schlüssel zum Projekterfolg. Nach der Genehmigung des Projekts in Project Online erstellt das Tool automatisch ein Projektteam mit dem Projektnamen und bettet ein Dashboard direkt in Teams ein. Neue Teammitglieder müssen nicht zu Project Online gehen, um mehr über ihre Projektaufgaben zu erfahren. Sie klicken auf einen Link in Teams und das Projekt-Dashboard wird angezeigt.

Das FCS-PMO behält den Überblick über das Projekt, befragt Interessengruppen und nimmt Anfragen über Microsoft Flow auf, das auch Daten in Power BI überträgt. Projektmanager überwachen Projekte mit Microsoft Visio, um nicht nur visuelle Karten von Organigrammen bis hin zu Prozessen zu erstellen, sondern auch den Fortschritt in regelmäßigen Abständen zu vergleichen und Lückenanalysen für bezirksweite Projekte durchzuführen. Das i-Tüpfelchen für Dunn war die nahtlose Integration von Power BI in Project Online. "Ich wusste, dass unser Datenteam Power BI-Experten sind", sagt er. „Aber ich hatte keine Ahnung, wie gut es mit Project Online zusammenarbeitet. Das eröffnet viele Möglichkeiten. “

Visualisierung komplexer Daten für bessere Entscheidungen

Wenn Informationen das Herzblut eines PMO sind, ist Power BI der Herzfrequenzmonitor. In einer zunehmend datengetriebenen Gesellschaft fließen Informationen schneller aus mehr Quellen. Um produktiv zu bleiben, benötigen die FCS-Mitarbeiter Echtzeitdaten, damit die Geschäftsleitung die aktuellsten Informationen für proaktive Entscheidungen und Maßnahmen erhält.

Das FCS-Team erweitert die in Project verfügbaren Zeitleistenansichten und entwickelt mithilfe von Visio eine Reihe von Diagrammen, die auf die FCS-Anforderungen zugeschnitten sind, und bietet eine hohe Wertschöpfung für mehrere Zielgruppen - von Projektmanagern über Projektteams bis hin zu Führungskräften. Die PMO-Führung verwendet ein Zeitplandiagramm auf Programmebene für schnelle Aktualisierungen, während Projektmanager und Stakeholder mithilfe von maßgeschneiderten Projektzeitplandiagrammen und durchgängigen Projekt-Roadmap-Diagrammen von Visio einen Drilldown in ein bestimmtes Projekt durchführen. Die Teams sehen Schritt für Schritt eine Zusammenfassung und detaillierte Ansichten ihrer eigenen und teilnehmenden Prozesse und Dienste. Die Daten von Visio werden in Microsoft Flow und Power BI für automatisierte Workflows integriert, die die PMO-Governance und -Produktivität weiter verbessern.

Für Dunn sind die Hindernisse für den Austausch von Kapazitätsdaten über sein Team mit Führungskräften eine verblassende Erinnerung. Die PMO-Führung, die Projektmanager und die Führungskräfte können jetzt Projekte aus einer Matrix von Blickwinkeln betrachten, unabhängig davon, ob es sich um Budget, Zielfortschritt oder Risiken und Probleme handelt. Mit Visio werden alle Projektphasen übersichtlich in einem übersichtlichen Grafikformat dargestellt. „Es zeigt einen Blick auf das gesamte Portfolio aller laufenden Arbeiten, ob groß oder klein. Wenn wir über Prioritäten und Kapazitäten diskutieren oder wenn der Distrikt neue Initiativen in Betracht zieht, haben wir die Informationen, die wir benötigen“, sagt Dunn . FCS nutzt die flexiblen Visio-Diagramme, um seine Stakeholder zu stärken, die die für sie maßgeschneiderten Diagramme / Ansichten bearbeiten können. „Und als wir feststellten, dass Visio nahtlos mit Power BI zusammenarbeitet, haben wir begonnen, unsere Executive-, Portfolio-, Programm- und Projektmanager-Dashboards mit den entsprechenden bereits vorhandenen Visio-Diagrammen zu integrieren, um eine dynamische, automatisierte und futuristische Darstellung zu erstellen und eine produktive integrierte Lösung “, fügt er hinzu.

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Weitersagen: Projektmanagement für jede Abteilung

Der härteste Kunde des PMO ist der geschäftskritische: Akademiker. Dunn respektiert ihre Expertise zutiefst. "Es gibt jahrzehntelange Erfahrung in der Bildung pro Person, insbesondere auf zentraler Büroebene", sagt er. „Sie sind Experten in der Wissenschaft des Lernens. Aber sie hatten kein Projektmanagement, keine technische IT oder kein Business erlebt. Das sollten sie natürlich nicht müssen. Jetzt sehen sie jedoch, wie sie mithilfe des Projektmanagements die für sie wichtigen Dinge implementieren können. “Projektmanager und Projektteammitglieder verwenden Berichte, Workflows und Dashboards für akademische Projekte im Rahmen des PMO-Managements, um geplante Aktivitäten und Daten nahtlos auszuführen. getriebene Entscheidungen. Es gibt auch einen entscheidenden Einblick in die schulischen Leistungen für akademische Interessengruppen wie Schulleiter.

Auf der Ebene der Zentrale dreht sich alles um die Produktivität der Mitarbeiter. Mit modernster Technologie können sie mehr erledigen und die Unterstützung für das Lehrpersonal erhöhen. Wenn Mitarbeiter ohne PMO in Projektteams eintreten, bedeutet eine bessere Kapazitätsplanung weniger Unterbrechungen ihrer regulären Arbeit.

Mit Technologie das Lernen beschleunigen

Dunn ist sich darüber im Klaren, dass nichts jemals „gutes altmodisches Lehren und Lernen“ ersetzen wird. Er ist der festen Überzeugung, dass die beste Technologie im Klassenzimmer immer noch der Lehrer ist. "Aber Lehrkräfte können Technologie einsetzen, um den Lernprozess zu verbessern und letztendlich zu verbessern", sagt er. „Wir betrachten uns gerne als die 'Leute hinter den Kulissen'. Der Distrikt hat eine übergeordnete Strategie und Vision, wie sich die Ergebnisse der Schüler entfalten sollen. Wir sind die Lösungsanbieter. “

Sein Team sitzt an der Schnittstelle zwischen allen Teilen des Schulsystems und arbeitet eng mit Akademikern, Lehrern, Finanzleuten, Talenten und Mitarbeitern zusammen, um sicherzustellen, dass die bereitgestellten Technologien das Lernen verbessern. Alle Schüler der Mittel- und Sekundarstufe verfügen über vom Distrikt bereitgestellte Geräte. In FCS-Grundschulen sind Klassen von Schülergeräten Standard. Für den Distrikt ist es von entscheidender Bedeutung, sicherzustellen, dass diese Geräte und Netzwerke sicher sind, und das FCS PMO behält die Übersicht über die Sicherheitsprojekte mit den erzielten Projekterkenntnissen.

Zeit sparen, Spitzenleistungen erbringen

Wie die FCS-Projektmanager hatten Dunn und sein Assistent einst Angst vor monatlichen Projekt- und Portfolio-Statusberichten. Die Projektmanager aktualisierten Status-Arbeitsblätter, die kombiniert und auf Qualität überprüft wurden. Die unterschiedlichen Schreibstile der 15 Autoren erforderten Tage des Nachprüfens und Umschreibens, um einen qualitativ hochwertigen Bericht zu erstellen. Jetzt, da die Projektmanager ihre Aktualisierungen eingeben, kombiniert das Navigator-Tool sie automatisch, um den monatlichen Portfolio-Bericht zu erstellen, der auch in Echtzeit auf dem Projekt-Dashboard verfügbar ist. "Dies ist viel mehr als ein einfacher automatisierter Prozess", sagt Dunn. „Wir sparen eine Woche Zeit bei der Erstellung eines besseren Projektportfolio-Berichts - konsistent, prägnant und gut lesbar. Und mein Team nutzt es gerne. “

Das Team schätzt auch die Organisation, die das Tool für das Berufsleben mit sich bringt. Das Navigator-Tool öffnet ein Fenster mit der Kapazität für Teammitglieder und kann mit den Arbeitsplänen von nicht dedizierten Teammitgliedern aus anderen Abteilungen überlagert werden, damit Verpflichtungen und Erwartungen nicht in Konflikt geraten. Mit Blick auf jedes Projekt und wie es sich auf andere Projekte auswirken könnte, ist das PMO auf weitere Erfolge ausgerichtet.

CIO Serena Sacks von den Fulton County Schools ist beeindruckt von den Fortschritten, die Dunns Team erzielt hat. Sacks wurde von der Georgia CIO Leadership Association für ihre Leistungen in der Informationstechnologie als CIO des Jahres 2017 ausgezeichnet und setzt sich seit langem für die Weiterentwicklung des PMO und in jüngerer Zeit für das Navigator-Projekt ein. „Unser zukunftsweisendes PMO hat Microsoft-Apps kombiniert, um eine Projektmanagementlösung zu erstellen, mit der wir alle Projekte in unserem Portfolio sichtbar machen. Dies bedeutet einen Bildungsvorteil für die Kinder von Fulton County “, sagt sie. Diese Unterstützung inspiriert den Rest der Organisation, zu denselben Vorteilen zu gelangen. „Mit ihr als Verfechterin dieses Ansatzes auf Führungsebene sehen andere Gruppen den Nutzen unserer Arbeit und bitten um unsere Hilfe bei der Projektverwaltung“, sagt Dunn. „Es sind immaterielle Werte wie diese, die uns zeigen, dass der Gummi wirklich auf der Straße ist, denn letztendlich sind wir hier, um das Lehren und Lernen zu unterstützen. Unsere akademischen Kollegen an Bord zu haben und gute Dinge für sie zu tun, ist das, worum es uns geht. “

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