Cuando una organización invierte en herramientas comerciales, hay una cantidad inmediata en dólares vinculada a ella y la gerencia no siempre la acepta con mucho entusiasmo, porque ¿cómo exactamente se va a calcular el ROI con ella? Especialmente con el aumento de los costos y la inflación, las empresas deben pensar dos veces sobre en qué están invirtiendo. Muchas herramientas requieren años de desarrollo y tiempo para integrarlas en las operaciones para lograr cualquier retorno de la inversión, pero con una herramienta como Smartsheet, tan pronto como los equipos la adoptan. , el ROI es casi inmediato. Hay varios ahorros de costos al incorporar una herramienta como Smartsheet y es posible que no sean tan obvios hasta que los procesos, los equipos y los proyectos comiencen a funcionar de manera más eficiente y se vuelvan más productivos.

Según un estudio de investigación realizado por KPMG, el 70 % de las organizaciones han fallado al menos en un proyecto en los últimos 12 meses y el 50 % de los encuestados indicaron que su proyecto no logró sus objetivos de manera constante. Si bien puede ser una sorpresa para algunos, hay un gran porcentaje de personas que simplemente no entienden el valor de una herramienta de gestión de proyectos que está llena de funciones que terminarán ahorrándole más y costándole menos en el futuro.

Aumente la productividad con la automatización

El tiempo es dinero, ¿verdad? Si tiene un equipo de personas trabajando en un proyecto en particular y no están trabajando de manera eficiente, eso le cuesta de varias maneras diferentes. Ese es el tiempo dedicado a tareas que pueden necesitar ser rehechas porque los objetivos no estaban claros, o las metas generales del proyecto no estaban claras o no estaban establecidas en absoluto. La falta de un objetivo claro detrás de un determinado proyecto es uno de los factores que impulsan el fracaso del proyecto... porque, por supuesto, ¿cómo puede tener éxito un equipo cuando no saben lo que están trabajando para lograr?

Según Estudio de impacto económico total de Forrester de Smartsheet, la automatización de algunas tareas y flujos de trabajo redujo la cantidad de pasos manuales que los usuarios normalmente tendrían que realizar, especialmente con los informes, que fue en un 75 por ciento por la organización compuesta del estudio. Con Smartsheet, hay una serie de flujos de trabajo que se pueden automatizar con una serie de acciones conectadas. Por ejemplo, los gerentes de proyecto pueden configurar plantillas de flujo de trabajo que se pueden usar repetidamente para alertar a alguien cuando se cumplen ciertos criterios para un determinado proyecto, recordatorios de fecha, solicitudes de actualización en ciertos días de la semana o recordar a las partes interesadas clave ciertos hitos que se acercan. dentro de un proyecto. Con estos procesos automatizados, todos los miembros del equipo e incluso las partes interesadas ahora tienen acceso al seguimiento de las fechas de vencimiento y a comprender en qué parte del proceso se encuentra un determinado proyecto. El seguimiento del tiempo es una de las ideas más valiosas de una herramienta de gestión de proyectos, especialmente cuando se trata de enviar estimaciones factibles del tiempo de comercialización a las partes interesadas. Una vez más, el tiempo es igual a dinero. El uso de una herramienta como esta puede representar con mayor precisión el tiempo necesario que debe dedicarse dada la cantidad de tareas y dependencias asociadas con esas tareas en todo el equipo y si hay demoras.

Trabajar eficiente mente

Pregúntese, ¿cuántos correos electrónicos tiene que leer al día para realizar un seguimiento del estado de un proyecto o en qué parte del proceso se encuentra un proyecto? Una herramienta como Smartsheet permite a los gerentes de proyecto o cualquier persona involucrada comprender qué se debe hacer y qué tareas están próximas, en curso o vencidas. Según el estudio de Forrester, las organizaciones entrevistadas que invirtieron en Smartsheet redujeron los correos electrónicos relacionados con la gestión del trabajo en un 75 %. Este tipo de eficiencia es fundamental cuando desea asegurarse de que sus equipos en diferentes departamentos trabajen de manera eficiente. Smartsheet proporciona una única fuente de información y veracidad sobre el progreso de un proyecto o la previsión de cualquier retraso que pueda ocurrir debido a que ciertas tareas tomaron más tiempo del estimado o los entregables no se entregaron a tiempo.

De acuerdo a una encuesta de Wellington, el 54 % de los encuestados no tiene acceso a los KPI del proyecto en tiempo real y un tercio dedica uno o más días a recopilar manualmente los informes del proyecto. Smartsheet utiliza paneles de KPI para ver visualmente cuáles son los gastos más grandes en un proyecto y cómo están progresando ciertas personas en ciertos roles dentro del proyecto. Además, también se pueden agregar tendencias históricas para compararlas con proyectos similares para rastrear anomalías o tendencias que podrían tener un impacto aún mayor dentro de la organización.

Disminuya el tiempo perdido y aumente la visibilidad

Según un estudio de 2020 realizado por el Project Management Institute, el 11 por ciento de todos los recursos en el panorama empresarial se desperdician debido a procesos inferiores para la gestión de proyectos. Muchas partes interesadas no siempre tienen una idea clara de cómo va un proyecto al alcance de la mano. Con una herramienta de administración de proyectos como Smartsheet, las partes interesadas o la administración pueden ver los paneles visuales que ofrece Smartsheet para ver fácilmente el estado de cualquier proyecto en cualquier momento. Otra cifra que no se puede ignorar que fue el resultado del estudio de impacto económico de Forrester fue que durante el período modelado de tres años, los ahorros en productividad generaron un beneficio de $6.1 millones. Los ahorros de tiempo que se lograron permitieron a los gerentes de proyecto concentrarse en otras tareas y les permitieron asumir trabajo adicional debido a ello. Por lo tanto, no solo se lograron ahorros, sino que se obtuvieron ingresos potenciales ahora que los gerentes de proyecto tenían más tiempo para trabajar.

Algunos beneficios no se pueden medir en cantidades en dólares, sino con la satisfacción del cliente y del empleado. Claro, hay un proceso de incorporación/capacitación involucrado, pero una vez que el primer proyecto está en marcha, se utilizan plantillas y automatizaciones, y los empleados lo adoptan en los flujos de trabajo diarios, las expectativas se pueden establecer interna y externamente. El valor de una herramienta de gestión de proyectos es muy subjetivo cuando se trata del ROI total, pero el aumento de la productividad y la responsabilidad general acercarán a los equipos y trabajarán de forma más cohesionada, mientras que antes los equipos pueden haber estado aislados (especialmente si son remotos) y comunicación perdida en varios cientos de correos electrónicos a lo largo del ciclo de vida de un proyecto. En un momento en que los costos solo aumentan para mantener las operaciones en funcionamiento, la reducción de desperdicios y el aumento de la productividad son fundamentales para que la organización funcione sin problemas y Smartsheet es un excelente primer paso que llevará a los equipos por el camino correcto.