Caso de éxito de EndemolShine Boomdog Power Apps

Podemos facilitar las notificaciones de Power APPS y los flujos de aprobación de Power Automate con facilidad

EndemolShine Boomdog es la productora líder en el mercado hispano mexicano y estadounidense. Son parte de Endemol Shine Group, una potencia de producción global que crea contenido de clase mundial para todas las plataformas. Como productor y distribuidor, Endemol Shine Group está compuesto por 120 empresas en todos los principales mercados del mundo, dedicadas a crear contenido que cautiva e inspira.

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EL DESAFÍO

EndemolShine Boomdog requirió una automatización del flujo de autorización de facturas para optimizar y aumentar significativamente la funcionalidad de su actual Sistema de Procesos de Cuentas por Pagar. Dedicaban una cantidad de tiempo irrazonable a examinar las facturas impagas, a determinar el estado correcto de las facturas actuales, al mismo tiempo que mantenían a los clientes y al personal adecuadamente informados.

Los requisitos

  • Automatizar su proceso actual de Cuentas por pagar para reducir la cantidad de interacciones humanas y los posibles errores que se pueden derivar de tales acciones.
  • Mejorar el proceso de aprobación, haciéndolo funcionar de manera más eficiente para la administración y controlando los pagos a terceros.
  • Sentar un precedente, en términos de información y tecnología, para estar preparados para la próxima implementación y potencial integración con Microsoft Dynamics.
  • Automatice el proceso de aprobación para todo tipo de proveedores para reducir drásticamente el tiempo.
  • Lea archivos Excel / TXT que activarán los flujos de proceso.
  • Capacidad para rastrear facturas en SharePoint, que pertenecen al flujo de Cuentas por Pagar, a través de notificaciones y un registro de aprobación.
  • Capacidades de generación de informes por función (a nivel de pantalla a través de la aplicación)
  • Ver datos históricos

Nuestra solución

Aptude desarrolló una aplicación con Microsoft Power Apps y Power Automate, que funciona de la siguiente manera:

  • Determina en base a los responsables de los procesos y configuraciones de seguridad en la aplicación quiénes pueden / deben acceder a ella para la ejecución del proceso en cuestión.
  • Identificación de facturas que aún están pendientes de pago y listas para la elaboración de una Propuesta de Pago.
  • Envía Propuesta de Pago para aprobación utilizando diferentes niveles según la jerarquía y condiciones de seguridad definidas en las políticas de Cuentas por Pagar.
  • Obtiene facturas aprobadas para el pago y permite la extracción de información para realizar fácilmente transferencias electrónicas para pagar las facturas.
  • Brinda trazabilidad de cada una de las acciones a lo largo del proceso de Cuentas por Pagar, para que esta información pueda ser auditable.
  • Proporciona a los usuarios de tesorería una forma ágil y sencilla de visualizar los diferentes estados de cada factura aplicando filtros en cinco categorías diferentes.

Los Beneficios

Además de las diversas funciones de la aplicación Power desarrollada, una de las principales es la capacidad de acceder directamente desde cualquier lugar en cualquier dispositivo. A través de esta capacidad, los usuarios pueden autorizar y administrar de forma remota facturas y pagos a través de su teléfono móvil, lo cual es esencial y útil para el personal de EndemolShine Boomdog que trabaja en ubicaciones externas. También elimina la interferencia o intervención manual del usuario en el manejo de la información, lo que aumenta la integridad y seguridad del proceso. De la misma forma, pueden ver todas las facturas pendientes por tipo, fecha y código de producción. También automatizamos el proceso de informar al próximo aprobador en la cadena de cuentas por pagar, ya que la aplicación genera correos electrónicos automáticos con los hipervínculos necesarios para que cada uno de los usuarios involucrados en el proceso pueda completar eficientemente sus tareas, y acceder de manera amigable también manteniendo registros y procesos históricos.

“Aptude entendió nuestras necesidades y logró un diseño de solución de automatización de pagos muy puntual, fácil y limpio. La aplicación nos permitió reducir significativamente las horas invertidas en el proceso de generación, autorización y gestión de pagos, al tiempo que brinda una total trazabilidad y seguridad en todo el ciclo del proceso. Todo al mismo tiempo que convirtió el trabajo pesado y redundante en una actividad eficiente y divertida ".

Enrique Llovera
Control Financiero

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