Vamos a empezar

Las Escuelas del Condado de Fulton (FCS) en Atlanta, Georgia, son uno de los distritos escolares más grandes del estado. La Oficina de Administración de Proyectos de FCS (PMO) apoya los altos estándares educativos del distrito al garantizar una administración de proyectos de igual calidad para un desempeño administrativo máximo. Al imaginar una solución para proporcionar una fácil visibilidad e informes de la cartera, el departamento se asoció con la firma de consultoría Aptude, combinando creativamente las aplicaciones de Microsoft para hacer realidad esa visión. Ahorrando una semana por mes de tiempo de PMO solo, FCS ahora está a la cabeza de la clase.

Puede que no sea obvio a primera vista, pero la gestión de proyectos es tan importante para un distrito escolar grande como lo es para un negocio. Para las Escuelas del Condado de Fulton (FCS), la tecnología cambia las reglas del juego. Los estudiantes de hoy aprenden en aulas ricas en tecnología, y administrar el presupuesto tecnológico y los recursos necesarios para atender a esos miles de niños requiere una administración excelente.

Para optimizar sus recursos y servir mejor a los 95,000 estudiantes del condado de Fulton, la administración creó una oficina de gestión de proyectos (PMO) para garantizar que todo, desde las proyecciones de construcción hasta la implementación de la tecnología, funcione sin problemas. El distrito nunca había tenido la visión granular de esta actividad que deseaba para la toma de decisiones y la gestión del presupuesto. Ahora que se ha asociado con una empresa local asociada de Microsoft para crear su solución prevista, el distrito está ahorrando tiempo y dinero. ¿Los grandes ganadores? Los niños del condado de Fulton.

“Nos dimos cuenta de que podíamos crear una herramienta basada en Project Online que se alineara con nuestro modelo de gestión de proyectos y nos llevara aún más lejos. Así es como nuestra PMO evolucionó hasta el punto en el que se encuentra hoy ".

Tim Dunn: Director de Gestión de Programas de TI
Escuelas del condado de Fulton

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Apoyando la educación con una mejor infraestructura empresarial

Las Escuelas del Condado de Fulton incorporaron un gerente de programa en 2009 para optimizar los resultados operativos a través de una excelente gestión de proyectos. Seis años después, el distrito amplió el rol único a una oficina de gestión de programas. Al aceptar el rol de Director de Gestión de Programas de TI, el ingeniero mecánico Tim Dunn comenzó a formar un equipo para implementar las tecnologías y soluciones que el distrito necesitaba.

Ahora, el Director de Gestión de Programas de TI, dirige un equipo de 25 personas. Dunn también se considera a sí mismo como el custodio y el guardián de "el centavo", el impuesto sobre las ventas del 1 por ciento aprobado por los votantes del Condado de Fulton para los costos de infraestructura escolar, particularmente tecnología mejoras "Estamos encargados de trabajar con nuestros pares en los departamentos académicos, financieros y de otro tipo para honrar nuestro compromiso con los contribuyentes que aprobaron este referéndum", dice. Eso significa estirar a su pequeño equipo para cubrir una gran carga de proyecto. Sin una idea clara de la cartera de proyectos de FCS, la planificación fue difícil y Dunn estaba preocupado por la sobrecarga de personal.

El equipo de analistas y gerentes de proyectos de PMO es responsable de cinco tipos de proyectos: infraestructura de red, aplicaciones empresariales, mejoras de capital, seguridad de TI, hardware operativo y tecnologías de instrucción para implementar la tecnología en las aulas. El objetivo general de Dunn: implementar una metodología para optimizar los esfuerzos de su pequeño equipo. "Sabíamos que necesitábamos madurar la organización desde una perspectiva de gestión de proyectos para que estuviéramos haciendo las cosas de manera sistemática y uniforme, independientemente del tipo de proyecto", dice. Fue entonces cuando decidió acercarse a Nagendra Roy, Director Senior de TI en la consultora Aptude. Ya integrada en el distrito, la firma se había ganado el respeto de Dunn. "Tenían el ancho de banda y la experiencia para ayudarnos a desarrollar nuestro modelo de gestión de proyectos", dice. “Primero nos enfocamos en nuestra gente (necesidades de capacitación, cómo les asignamos trabajo) y luego en el proceso. Pero para estandarizar nuestros procesos, necesitábamos la herramienta adecuada ”. Fue entonces cuando comenzó la asociación entre Dunn y Aptude.

Trabajando en equipo con el socio adecuado

Dunn identificó tres requisitos principales: gestión de horarios, gestión de presupuestos y un depósito seguro para los artefactos del proyecto. Había investigado las opciones cuidadosamente, profundizando en los Cuadrantes Mágicos de Gartner y explorando el mercado en profundidad. "El punto de inflexión llegó cuando elegimos Microsoft Office 365 y migramos todo a la nube", relata Dunn. "Y cuando vi Microsoft Project Online en una conferencia de socios, supe que esta herramienta podría ayudarme con mis tres elementos principales de la lista de deseos". Dunn se alegra de haber contratado al equipo de Roy para ayudar a implementar la solución. "Tener la experiencia en el tema de Nagendra y las capacidades tecnológicas de Aptude disponibles me ahorró una enorme cantidad de tiempo y dinero", dice. “Y después de algunas conversaciones, nos dimos cuenta de que podíamos construir una herramienta basada en Project Online que se alinearía con nuestro modelo de gestión de proyectos y nos llevaría aún más lejos. Así es como nuestra PMO evolucionó hasta el punto en que está hoy ".

Uno de los problemas que enfrentó Dunn fue la capacidad de gestión de su pequeño equipo. No solo fue difícil mantener una visión clara de la cartera y priorizar los proyectos, sino que el seguimiento de los logros de su personal, e informarlos a los ejecutivos, era engorroso y lento. Del mismo modo, sin información precisa y actualizada sobre las cargas de trabajo actuales, priorizar y planificar esos proyectos y estimar los plazos para las próximas iniciativas fue más difícil de lo que debería haber sido. Dunn sabía que una herramienta que pudiera proporcionar información sobre la capacidad de PMO beneficiaría a toda la organización. Él y Roy formaron una visión para una solución global de PMO basada en Project Online. Construir una solución tan sofisticada como la que planearon desde cero podría ser desalentador. Pero Dunn y Roy vieron la oportunidad en las herramientas variadas pero conectadas de Office 365.

Construyendo la solución Navigator: mayor que la suma de sus partes

Con su suscripción a Office 365, FCS ya tenía acceso a bloques de construcción avanzados y listos para usar para crear una solución que cumpliera todos los requisitos de la lista de deseos de Dunn. "Siempre hemos sido una tienda de SharePoint", dice Dunn. "Y parte de la belleza de Office 365 es que se basa en gran medida en el entorno de SharePoint en la nube". FCS está comenzando su transformación de la informática local a la informática basada en la nube. Dunn cree que crear una herramienta preparada para la nube establece una base estratégica. Espera con ansias la migración de FCS a SharePoint Online en 2020. “Nuestra herramienta está lista para nuestra eventual adopción de la nube completa. Cuando lleguemos a esa etapa, tendremos una funcionalidad aún mayor y más funciones ”, agrega.

Integrar las aplicaciones y desarrollar la solución fue un viaje, dice Roy. "Al usar las aplicaciones de Office 365, trabajamos juntos en una estrategia para llevar a las personas, los procesos y la tecnología hacia adelante para que pudiéramos cubrir todas las dimensiones de la necesidad: gestión de contenido, visualización, gestión de proyectos y gestión de cartera", agrega. Su equipo creó una herramienta llamada "Navegador" basada en Project Online para la gestión de proyectos y SharePoint para la gestión de contenido y colaboración.

Para brindar a los equipos de proyecto y a las partes interesadas una vista rápida y fácil de proyectos individuales y la cartera de proyectos de FCS, el equipo de desarrollo de Navigator mezcló Microsoft Visio en la solución. El equipo usa Visio con SharePoint y Microsoft Flow para crear una imagen gráfica del estado del proyecto. Agregar equipos de Microsoft brinda a los gerentes de proyectos de FCS una ventaja adicional al iniciar proyectos. Con equipos de proyecto frecuentemente compuestos por una variedad de departamentos, la colaboración inicial es clave para el éxito del proyecto. Tras la aprobación del proyecto en Project Online, la herramienta crea automáticamente un equipo de proyecto con el nombre del proyecto e integra un panel directamente en Teams. Los nuevos miembros del equipo no tienen que ir a Project Online para conocer sus asignaciones de proyectos; hacen clic en un enlace en Teams y aparece el panel del proyecto.

El PMO de FCS se mantiene por delante de la trayectoria del proyecto, encuestando a las partes interesadas e incorporando consultas a través de Microsoft Flow, que también transmite datos a Power BI. Los gerentes de proyecto monitorean los proyectos utilizando Microsoft Visio no solo para crear mapas visuales de todo, desde organigramas hasta procesos, sino también para comparar el progreso a intervalos regulares y realizar análisis de brechas para proyectos en todo el distrito. La guinda del pastel para Dunn fue la perfecta integración de Power BI con Project Online. "Sabía que nuestro equipo de datos eran expertos en Power BI", dice. “Pero no tenía idea de qué tan bien interactúa con Project Online. Eso abre muchas posibilidades ".

Visualización de datos complejos para mejores decisiones.

Si la información es el elemento vital de una PMO, Power BI es el monitor de frecuencia cardíaca. En una sociedad cada vez más basada en datos, la información fluye más rápido desde más fuentes. Para mantenerse productivo, el personal de FCS necesita datos en tiempo real para proporcionar a la alta gerencia la información más actualizada para la toma de decisiones y acciones proactivas.

El equipo de FCS aumenta las vistas de la línea de tiempo disponibles en Project, utilizando Visio para desarrollar una gama de gráficos adaptados a las necesidades de FCS y entregar un alto valor a múltiples audiencias, desde los gerentes de proyectos y los equipos de proyectos hasta los ejecutivos. El liderazgo de PMO utiliza un gráfico de cronogramas a nivel de programa para actualizaciones rápidas, mientras que los gerentes de proyecto y las partes interesadas profundizan en un proyecto determinado utilizando gráficos de cronograma de proyectos personalizados y gráficos de hoja de ruta de proyectos de Visio. Los equipos ven vistas resumidas y detalladas paso a paso de sus procesos y servicios propios y participantes; y que los datos de Visio se integran con Microsoft Flow y Power BI para flujos de trabajo automatizados que mejoran aún más la gobernanza y productividad de PMO.

Para Dunn, los obstáculos para compartir datos de capacidad sobre su equipo con ejecutivos es un recuerdo que se desvanece. El liderazgo de PMO, los gerentes de proyecto y los ejecutivos ahora pueden ver los proyectos desde una matriz de puntos estratégicos, ya sea desde una perspectiva presupuestaria, progreso de objetivos o riesgos y problemas. Con Visio, todas las fases del proyecto están claramente representadas en un formato gráfico conveniente. "Muestra un vistazo de la cartera completa de todos los trabajos que están en progreso, grandes y pequeños, de modo que a medida que discutimos las prioridades y la capacidad, o si el distrito considera nuevas iniciativas, tenemos la información que necesitamos", dice Dunn . FCS utiliza los gráficos flexibles de Visio para capacitar a sus partes interesadas, que pueden editar los gráficos / vistas a medida para ellos. "Y cuando nos dimos cuenta de que Visio funciona a la perfección con Power BI, comenzamos a integrar nuestros Tableros de mando Ejecutivo, Portafolio, Programa y Gerente de proyecto con los cuadros de Visio correspondientes que ya tenemos en funcionamiento, para crear un sistema dinámico, automatizado y futurista. y una solución integrada productiva ", agrega.

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Difundir la palabra: gestión de proyectos para levantar cada departamento

El cliente más difícil de la PMO es el de misión crítica: académicos. Dunn respeta profundamente su experiencia. "Hay décadas de experiencia en educación por persona, especialmente a nivel de la oficina central", dice. “Son expertos en la ciencia del aprendizaje. Pero no habían encontrado gestión de proyectos, TI técnica o negocios. No deberían necesitarlo, por supuesto. Pero ahora están viendo cómo pueden usar la gestión de proyectos para implementar las cosas que son importantes para ellos ”. Los gerentes de proyecto y los miembros del equipo de proyecto usan informes, flujos de trabajo y paneles relacionados con proyectos académicos bajo la gestión de PMO para ejecutar sin problemas actividades y datos planificados. decisiones impulsadas También ofrece una ventana crucial al rendimiento escolar para los interesados ​​académicos, como los directores de distrito.

A nivel de la oficina central, se trata de la productividad del personal. Con la tecnología de punta a su alcance, pueden hacer más y aumentar el apoyo para el personal docente. Cuando el personal que no pertenece a la PMO se une a los equipos del proyecto, una mejor planificación de la capacidad significa menos interrupciones en su trabajo regular.

Acelerar el aprendizaje con tecnología

Dunn tiene claro que nada reemplazará "la buena enseñanza y el aprendizaje a la antigua". Él insiste en que la mejor tecnología en el aula sigue siendo el maestro. "Pero el personal docente puede utilizar la tecnología para mejorar y, en última instancia, mejorar el proceso de aprendizaje", dice. "Nos gusta considerarnos a nosotros mismos 'la gente detrás de las cortinas'. El distrito tiene una estrategia general y una visión de cómo deben desarrollarse los resultados de los estudiantes. Somos los proveedores de soluciones ".

Su equipo se encuentra en el nexo de cada parte del sistema escolar, trabajando estrechamente con académicos, instrucción, finanzas, talento y operaciones para garantizar que las tecnologías proporcionadas mejoren el aprendizaje. Todos los estudiantes de secundaria y secundaria tienen dispositivos provistos por el distrito. Los juegos de clase de dispositivos para estudiantes son estándar en las escuelas primarias de FCS. Asegurarse de que esos dispositivos y redes estén seguros es vital para el distrito, y la PMO de FCS se mantiene al tanto de los proyectos de seguridad con la información del proyecto que ha logrado.

Ahorrando tiempo, logrando excelencia

Al igual que los gerentes de proyecto de FCS, Dunn y su asistente alguna vez temieron los informes mensuales del estado del proyecto y la cartera. Los gerentes de proyecto actualizaron las hojas de cálculo de estado que se combinaron y revisaron para determinar su calidad. Los diferentes estilos de escritura de los 15 contribuyentes significaron días de revisión y reescritura para producir un informe de alta calidad. Ahora, a medida que los gerentes de proyecto ingresan sus actualizaciones, la herramienta Navigator las combina automáticamente para producir ese informe de cartera mensual, que también está disponible en tiempo real en el tablero del proyecto. "Esto es mucho más que un simple proceso automatizado", dice Dunn. “Estamos ahorrando una semana de tiempo mientras producimos un mejor informe de cartera de proyectos: consistente, sucinto y muy legible. Y a mi equipo le gusta usarlo ".

El equipo también aprecia la organización que la herramienta aporta a sus vidas profesionales. La herramienta Navigator abre una ventana a la capacidad de los miembros del equipo y se puede superponer con los horarios de trabajo de los miembros del equipo no dedicados de otros departamentos para que los compromisos y las expectativas no entren en conflicto. Con una visión de cada proyecto y cómo podría afectar a otros proyectos, la PMO está preparada para un logro continuo.

La CIO de las Escuelas del Condado de Fulton, Serena Sacks, está impresionada con el progreso realizado por el equipo de Dunn. Reconocida por la Georgia CIO Leadership Association como la CIO 2017 del año por sus logros en tecnología de la información, Sacks ha abogado durante mucho tiempo por el avance de la PMO y, más recientemente, por el proyecto Navigator. “Nuestra PMO con visión de futuro ha combinado las aplicaciones de Microsoft para crear una solución de gestión de proyectos que utilizamos para dar visibilidad a cada proyecto de nuestra cartera. Eso se traduce en una ventaja educativa para los niños del condado de Fulton ”, dice ella. Ese apoyo inspira al resto de la organización a alcanzar los mismos beneficios. "Con ella como defensora de este enfoque a nivel ejecutivo, otros grupos están viendo el beneficio de nuestro trabajo y están pidiendo nuestra ayuda para gestionar proyectos", dice Dunn. “Son intangibles como este que nos muestran que el caucho realmente está llegando a la carretera, porque al final del día, estamos aquí para apoyar la enseñanza y el aprendizaje. Tener a nuestros colegas académicos a bordo y hacer que sucedan cosas buenas para ellos es de lo que se trata ”.

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