組織がビジネス ツールに投資するとき、それに関連する直接的な金額があり、それを使って ROI をどのように正確に計算するのでしょうか? 特にコストとインフレの上昇により、企業は何に投資するかを再考する必要があります。多くのツールは、ROI を実現するために運用に統合するのに何年もの開発と時間がかかりますが、Smartsheet のようなツールを使用すると、チームがそれを採用するとすぐに、 、ROIはほぼ即時です。 Smartsheet のようなツールを組み込むことでいくつかのコスト削減が見られますが、プロセス、チーム、プロジェクトがより効率的に機能し、生産性が向上するまでは、それほど明白ではない可能性があります。

KPMG の調査研究によると、組織の 70% が過去 12 か月間に少なくとも 50 つのプロジェクトで失敗し、回答者の XNUMX% がプロジェクトが目標を一貫して達成できなかったと述べています。 驚く人もいるかもしれませんが、最終的にはより多くの費用を節約し、コストを削減する機能が満載のプロジェクト管理ツールの価値を理解していない人が大勢います。

自動化による生産性の向上

時は金なりですよね？ 特定のプロジェクトに取り組んでいる人々のチームがあり、彼らが効率的に働いていない場合、いくつかの異なる方法でコストがかかります. これは、目的が明確でなかったり、プロジェクトの全体的な目標が明確でなかったり、まったく設定されていなかったりしたために、やり直す必要があるタスクに費やされた時間です。 特定のプロジェクトの背後にある明確な目標の欠如は、プロジェクトの失敗の背後にある要因の XNUMX つです。なぜなら、チームが何を達成しようとしているのかを理解していない場合、チームはどのように成功できるのでしょうか?!

による Forresterの総合的な経済効果調査 Smartsheet の一部のタスクとワークフローを自動化することで、ユーザーが通常行う必要がある手動の手順の数が削減されました。特にレポートの場合は、調査の複合組織で 75% 削減されました。 Smartsheet には、一連の接続されたアクションで自動化できる多数のワークフローがあります。 たとえば、プロジェクト マネージャーはワークフロー テンプレートを設定して、特定のプロジェクトで特定の基準が満たされたときに誰かに警告したり、日付のリマインダーを送信したり、特定の曜日にリクエストを更新したり、重要な利害関係者に特定のマイルストーンが近づいていることを思い出させたりするために繰り返し使用できます。プロジェクト内。 これらの自動化されたプロセスにより、チーム内の全員、さらには利害関係者でさえ、期日を追跡し、特定のプロジェクトがプロセスのどこにあるかを理解できるようになりました。 タイム トラッキングは、プロジェクト管理ツールで最も価値のある洞察の XNUMX つです。特に、利害関係者に実現可能な市場投入までの見積もりを送信する場合は特にそうです。 繰り返しますが、時間はお金と同じです。 このようなツールを使用すると、チーム全体のタスク数とそれらのタスクに関連する依存関係、および遅延がある場合に費やす必要がある時間をより正確に表すことができます。

効率的に作業する

プロジェクトのステータスや進行中のプロジェクトを追跡するために、75 日に何通のメールを送信する必要があるかを自問してみてください。 Smartsheet のようなツールを使用すると、プロジェクト マネージャーや関係者は、何をする必要があるか、どのタスクが今後、進行中、または期限切れかを理解できます。 Forrester の調査によると、Smartsheet に投資したインタビュー対象の組織は、ワーク マネジメント関連のメールを XNUMX% 削減しました。 このタイプの効率性は、さまざまな部門のチームが効率的に作業できるようにする場合に重要です。 Smartsheet は、プロジェクトの進捗状況や、特定のタスクに予想以上の時間がかかったり、成果物が予定どおりに提出されなかったりしたために発生する可能性のある遅延について、信頼できる唯一の情報源と洞察を提供します。

によると、 ウェリントンによる調査、回答者の 54% がリアルタイムのプロジェクト KPI にアクセスできず、XNUMX 分の XNUMX がプロジェクト レポートを手動で照合するために XNUMX 日以上を費やしています。 Smartsheet は KPI ダッシュボードを利用して、プロジェクトで最大の支出が何であるか、およびプロジェクト内の特定の役割の特定の人々がどのように進んでいるかを視覚的に確認します。 さらに、過去の傾向を追加して類似のプロジェクトと比較し、組織内でさらに大きな影響を与える可能性のある異常や傾向を追跡することもできます。

無駄な時間を減らし、可視性を高める

によって行われた2020年の研究によると プロジェクトマネジメント研究所、ビジネスランドスケープのすべてのリソースの11％が、プロジェクト管理のプロセスが不十分なために浪費されています. 多くの利害関係者は、プロジェクトがどのように実行されているかをすぐに把握できるとは限りません。 Smartsheet のようなプロジェクト管理ツールを使用すると、利害関係者や管理者は、Smartsheet が提供するビジュアル ダッシュボードを見て、プロジェクトのステータスをいつでも簡単に確認できます。 Forrester の経済影響調査の結果である無視できないもう 6.1 つの数字は、モデル化された XNUMX 年間で、生産性の節約により XNUMX 万ドルの利益がもたらされたことです。 実現された時間の節約により、プロジェクト マネージャーは他のタスクに集中できるようになり、そのために追加の作業を引き受けることができるようになりました。 そのため、節約が実現しただけでなく、プロジェクト マネージャーがより多くの時間を使って作業できるようになり、潜在的な収益が得られました。

一部のメリットは金額では測定できませんが、クライアントと従業員の満足度によって測定できます。 確かに、オンボーディング/トレーニング プロセスが関係していますが、最初のプロジェクトが稼働し、テンプレートと自動化が使用され、従業員がそれを日常のワークフローに採用するようになると、社内外で期待値を設定できます。 プロジェクト管理ツールの価値は、総 ROI に関しては非常に主観的なものですが、生産性と全体的な説明責任の向上により、以前はチームがサイロ化されていた可能性がありましたが (特にリモートの場合)、チームがより緊密になり、よりまとまりのある仕事ができるようになります。プロジェクトのライフサイクル全体で、数百通の電子メールでコミュニケーションが失われました。 運用を維持するためだけにコストが上昇している現在、無駄を削減して生産性を向上させることは、組織を円滑に運営し続けるために不可欠であり、Smartsheet はチームを正しい道に導くための優れた第一歩です。