Apabila organisasi melabur dalam alatan perniagaan, terdapat jumlah dolar serta-merta yang terikat dengannya dan ia tidak selalu diterima oleh pengurusan dengan penuh semangat, kerana bagaimana sebenarnya anda akan mengira ROI dengannya? Terutama dengan peningkatan kos dan inflasi, perniagaan perlu berfikir dua kali tentang perkara yang mereka laburkan. Banyak alat memerlukan pembangunan dan masa bertahun-tahun untuk menyepadukannya ke dalam operasi untuk merealisasikan sebarang ROI, tetapi dengan alat seperti Smartsheet, sebaik sahaja pasukan menerimanya , ROI hampir serta-merta. Terdapat beberapa penjimatan kos untuk menggabungkan alat seperti Smartsheet dan ia mungkin tidak begitu jelas sehingga proses, pasukan dan projek mula berfungsi dengan lebih cekap dan menjadi lebih produktif.

Menurut kajian penyelidikan oleh KPMG, 70 peratus organisasi telah gagal sekurang-kurangnya satu projek dalam tempoh 12 bulan yang lalu dan 50 peratus responden menunjukkan bahawa projek mereka gagal mencapai matlamatnya secara konsisten. Walaupun ia mungkin mengejutkan sesetengah pihak, terdapat peratusan besar individu yang tidak memahami nilai alat pengurusan projek yang penuh dengan ciri yang akhirnya akan menjimatkan anda lebih banyak dan mengurangkan kos anda.

Tingkatkan produktiviti dengan automasi

Masa adalah wang, bukan? Jika anda mempunyai sekumpulan orang yang bekerja pada projek tertentu dan mereka tidak bekerja dengan cekap, itu membebankan anda dalam beberapa cara yang berbeza. Itulah masa yang diluangkan untuk tugasan yang mungkin perlu dibuat semula kerana objektif tidak jelas atau matlamat keseluruhan untuk projek tidak jelas atau ditetapkan sama sekali. Kekurangan matlamat yang jelas di sebalik projek tertentu adalah salah satu faktor pendorong di sebalik kegagalan projek...kerana sudah tentu bagaimana pasukan boleh berjaya apabila mereka tidak tahu apa yang mereka usahakan untuk capai?!

Menurut Kajian Kesan Ekonomi Keseluruhan Forrester daripada Smartsheet, mengautomasikan beberapa tugasan dan aliran kerja mengurangkan bilangan langkah manual yang biasanya perlu diambil oleh pengguna, terutamanya dengan pelaporan – iaitu sebanyak 75 peratus oleh organisasi komposit kajian. Dengan Smartsheet, terdapat beberapa aliran kerja yang boleh diautomasikan dengan satu siri tindakan yang disambungkan. Sebagai contoh, pengurus projek boleh menyediakan templat aliran kerja yang boleh digunakan berulang kali untuk memaklumkan seseorang apabila kriteria tertentu dipenuhi untuk projek tertentu, peringatan tarikh, permintaan kemas kini pada hari tertentu dalam minggu atau mengingatkan pihak berkepentingan utama tentang pencapaian tertentu yang semakin hampir. dalam sesebuah projek. Dengan proses automatik ini, semua orang dalam pasukan dan juga pihak berkepentingan kini mempunyai akses untuk menjejak tarikh akhir dan memahami di mana projek tertentu sedang dalam proses. Penjejakan masa ialah salah satu cerapan yang paling berharga tentang alat pengurusan projek terutamanya apabila ia datang untuk menghantar anggaran masa ke pasaran yang boleh dilaksanakan kepada pihak berkepentingan. Sekali lagi masa sama dengan wang. Menggunakan alat seperti ini boleh menggambarkan dengan lebih tepat masa yang perlu yang perlu diluangkan memandangkan bilangan tugasan dan kebergantungan yang dikaitkan dengan tugas tersebut merentas seluruh pasukan dan jika terdapat sebarang kelewatan.

Bekerja dengan cekap

Tanya diri anda, berapa banyak e-mel yang perlu anda lalui sehari untuk menjejaki status projek atau di mana projek sedang dalam proses? Alat seperti Smartsheet membolehkan pengurus projek atau sesiapa sahaja yang terlibat memahami perkara yang perlu dilakukan dan tugasan yang akan datang, sedang berjalan atau sudah lewat. Menurut kajian Forrester, organisasi temu bual yang melabur dalam Smartsheet mengurangkan e-mel berkaitan pengurusan kerja sebanyak 75 peratus. Kecekapan jenis ini adalah penting apabila anda ingin memastikan pasukan anda di jabatan yang berbeza berfungsi dengan cekap. Smartsheet menyediakan satu sumber kebenaran dan cerapan tentang kemajuan projek atau pandangan jauh ke atas sebarang kelewatan yang mungkin berlaku kerana tugasan tertentu mengambil lebih masa daripada yang dianggarkan atau penghantaran tidak diserahkan tepat pada masanya.

Menurut tinjauan oleh Wellingtone, 54 peratus responden tidak mempunyai akses kepada KPI projek masa nyata dengan satu pertiga menghabiskan satu atau lebih hari menyusun laporan projek secara manual. Smartsheet menggunakan papan pemuka KPI untuk melihat secara visual perbelanjaan terbesar dalam sesuatu projek dan cara orang tertentu dalam peranan tertentu dalam projek itu berkembang. Selain itu, aliran sejarah juga boleh ditambah untuk membandingkan dengan projek yang serupa untuk menjejaki anomali atau aliran yang boleh memberi kesan yang lebih besar dalam organisasi.

Kurangkan masa yang terbuang dan tingkatkan keterlihatan

Menurut kajian 2020 yang dijalankan oleh Institut Pengurusan Projek, 11 peratus daripada semua sumber dalam landskap perniagaan dibazirkan kerana proses yang lebih rendah untuk pengurusan projek. Ramai pihak berkepentingan tidak selalunya mempunyai cerapan mudah tentang prestasi sesuatu projek di hujung jari mereka. Dengan alat pengurusan projek seperti Smartsheet, pihak berkepentingan atau pengurusan boleh melihat papan pemuka visual yang ditawarkan oleh Smartsheet untuk melihat status mana-mana projek dengan mudah pada bila-bila masa. Satu lagi angka yang tidak boleh diabaikan hasil daripada Kajian Kesan Ekonomi Forrester ialah sepanjang tempoh model tiga tahun, penjimatan produktiviti memberikan manfaat sebanyak $6.1 juta. Penjimatan masa yang direalisasikan membolehkan pengurus projek memberi tumpuan kepada tugas lain dan membolehkan mereka mengambil kerja tambahan kerananya. Jadi bukan sahaja penjimatan direalisasikan, tetapi potensi hasil diperoleh sekarang kerana pengurus projek mempunyai lebih banyak masa untuk bekerja.

Sesetengah faedah tidak boleh diukur dalam jumlah dolar, tetapi dengan kepuasan pelanggan dan pekerja. Sudah tentu, terdapat proses onboarding/latihan yang terlibat, tetapi sebaik sahaja projek pertama siap dan berjalan, templat dan automasi sedang digunakan, dan pekerja menggunakannya dalam aliran kerja harian, jangkaan boleh ditetapkan secara dalaman dan luaran. Nilai alat pengurusan projek adalah sangat subjektif apabila ia melibatkan jumlah ROI, tetapi peningkatan dalam produktiviti dan akauntabiliti keseluruhan akan membawa pasukan lebih rapat dan bekerja dengan lebih padu manakala sebelum pasukan mungkin telah diam (terutamanya jika mereka berada jauh) dan komunikasi hilang dalam beberapa ratus e-mel sepanjang kitaran hayat projek. Pada masa apabila kos hanya meningkat untuk memastikan operasi berjalan, mengurangkan pembaziran dan meningkatkan produktiviti adalah penting untuk memastikan organisasi berjalan lancar dan Smartsheet ialah langkah pertama yang hebat yang akan membawa pasukan ke jalan yang betul.