Terdapat banyak alat pengurusan projek yang tersedia untuk diselami dan ia boleh menjadi sedikit sukar untuk memahami jika atau alat mana yang benar-benar akan menyelesaikan kerja. Walaupun Smartsheet ialah alat yang berasaskan hamparan, ia merupakan alat pengurusan projek yang sangat kompleks yang sangat berkuasa yang akan menghasilkan ROI yang hampir serta-merta. Meneroka Smartsheet mempunyai banyak faedah untuk memastikan projek dari hujung ke hujung berjaya dan cekap dalam sesebuah organisasi. Mari kita mendalami pelbagai keupayaan Smartsheet yang akan memacu kejayaan ke dalam projek anda yang seterusnya.

Integrasi dan Kerjasama

Dengan banyak pasukan yang masih bekerja dari jauh, mempunyai kerjasama yang produktif dan alat pengurusan projek adalah kunci untuk memastikan tugasan dan peristiwa penting diselesaikan dengan cekap sepanjang projek. Salah satu faedah utama yang ditawarkan oleh Smartsheet kepada pengguna ialah keupayaannya untuk berkongsi helaian dengan ahli pasukan dalaman atau luaran. Walaupun sesetengah pengguna tidak memegang lesen, pengguna masih boleh bekerjasama yang pastinya merupakan pendekatan kos efektif apabila anda mempunyai beberapa projek yang dijalankan serentak dengan banyak pembuat keputusan yang memerlukan akses. Tahap akses juga boleh dikawal oleh pentadbir yang merupakan ciri kritikal jika anda mempunyai ramai orang yang terlibat, tetapi tidak semua orang semestinya mempunyai kebenaran boleh diedit untuk helaian kongsi.

Smartsheet juga mempunyai banyak penyambung dengan alat utama yang telah digunakan oleh pengguna seperti Microsoft Dynamics 365, Salesforce atau Jira. Contohnya, dengan menggunakan penyambung dengan Microsoft Dynamics 365, pengguna boleh membuat aliran kerja dan menggunakan penapis yang mengawal baris yang disegerakkan ke objek dalam Dynamics 365 untuk tujuan memasukkan data hanya pada baris tertentu dengan status atau nilai tertentu. Aliran kerja juga mempunyai keupayaan untuk menyegerak secara automatik untuk memastikan rekod teratur dan dikemas kini. Memandangkan penyambung dipasang, adalah penting untuk turut menggunakan dan menyemak kebenaran pengguna untuk memastikan penyegerakan berfungsi dengan betul dan pengguna sentiasa menyimpan perubahan supaya hanya versi terkini dilihat pada helaian. Nampak isu? Sejarah rekod juga disimpan untuk menyemak sebarang perubahan yang telah dibuat dan pengguna dikaitkan dengan aliran kerja itu supaya mudah untuk mengenal pasti punca sebarang ralat.

Terdapat beberapa alat lain yang tersedia yang membolehkan pengguna bekerjasama lebih jauh dan menyambungkan pangkalan data sedia ada, CRM dan ERP dengan Smartsheet's Data Shuttle. Ulang-alik Data ialah alat tambah yang membolehkan pengguna mengimport data secara automatik daripada sistem perisian dan pangkalan data terus ke dalam Smartsheet seperti waktu sebenar bekerja daripada alat penjejakan masa luaran atau perbelanjaan daripada sistem perakaunan luaran.

Analitis dan Pelaporan Data

Pelaporan penggunaan Smartsheet adalah satu lagi faedah untuk mengurus semua sumber yang terlibat dalam projek. Salah satu faktor utama yang perlu dipertimbangkan dalam pengurusan projek adalah untuk mengumpul maklumat mengenai ketidakcekapan atau siapa yang melakukan apa untuk setiap projek. Pihak berkepentingan utama biasanya sentiasa ingin mengetahui berapa banyak masa yang akan diambil oleh sesuatu projek dan masa yang diambil untuk setiap langkah di sepanjang jalan dan Smartsheet mengambil tekaan daripada masa yang ditanggung untuk projek dan ramalan. Sudah berlalu hari di mana pemegang kepentingan utama membuat keputusan hanya berdasarkan pendapat. Data harus menyokong setiap keputusan sepanjang perjalanan untuk bergerak maju dengan jayanya. Jika anda meminta pengurus projek untuk menganggarkan berapa lama masa yang diambil oleh pasukan mereka untuk menyiapkan projek, mereka mungkin akan memandang rendah sebenar jumlah masa yang akan diambil yang membawa kepada banyak kekecewaan dan masa yang berpanjangan untuk memasarkan.

Sebaik sahaja data masa nyata itu dikumpulkan dalam Smartsheet, papan pemuka visual juga boleh dibuat untuk menggambarkan prestasi projek apabila mempertimbangkan pelbagai metrik dan bergantung pada orang yang melihat data tersebut. Laporan tersuai boleh dibuat untuk menapis titik data kritikal yang diperlukan untuk setiap kumpulan dalam organisasi. Visualisasi data ialah alat yang sangat berguna untuk dimanfaatkan untuk mengenal pasti isu lebih awal dengan mudah untuk langkah pencegahan dan untuk menterjemah data dengan mudah ke dalam bahasa yang boleh difahami dengan mudah di kalangan kumpulan yang berbeza.

Meningkatkan Kecekapan Operasi

Dengan faedah yang dinyatakan sebelum ini yang ditawarkan oleh Smartsheet kepada ahli dalam organisasi, faedah untuk menambah baik dan memperkemas operasi adalah diberikan. Dengan analitik data dan penjejakan sumber yang terlibat dengan alat pengurusan projek seperti ini, kecekapan operasi akan berlaku secara organik selagi data yang dikumpul itu diambil tindakan. Cerapan yang disediakan dengan alat pengurusan projek adalah sangat berharga apabila ia dapat berputar di mana perlu apabila menyemak pelaporan yang disediakan untuk menyokong pertumbuhan perniagaan dan untuk mengelakkan isu yang sebelum ini tidak akan dilihat tanpa memahami dan membawa semua data ini bersama-sama pada satu helaian kongsi atau papan pemuka. Untuk melihat dengan jelas ketidakcekapan dalam mana-mana projek akan membolehkan pihak berkepentingan membuat keputusan kritikal dengan cepat untuk mengurangkan masa ke pasaran dan bukannya memanjangkan projek dan kehilangan tarikh akhir. Alat pengurusan projek yang komprehensif tidak boleh dilihat sebagai satu kemewahan, tetapi satu keperluan pada satu masa terutamanya apabila banyak pasukan mungkin masih bekerja dari jauh dan untuk menjejaki cara sumber kritikal menghabiskan masa mereka dan berapa lama tugasan diambil.

Hasil tinjauan untuk Nadi Profesion PMI^® mendedahkan purata 11.4 peratus pelaburan dibazirkan kerana prestasi projek yang lemah. Dan organisasi yang tidak menghargai pengurusan projek sebagai kecekapan strategik untuk memacu perubahan melaporkan purata 67 peratus lagi projek mereka gagal secara langsung. Alat pengurusan projek ialah penyelesaian untuk menghapuskan prestasi projek yang lemah dan pengurusan dan organisasi tidak dapat melihat alatan berharga ini sebagai pilihan – ia merupakan aset penting kepada perniagaan untuk memastikan perniagaan anda masih mempunyai nadi dan tidak berada di landasan pantas untuk gagal.

Banyak organisasi terutamanya kini bekerja agak kurus dengan sumber yang melakukan lebih daripada satu kerja yang mempunyai keseluruhan portfolio projek yang sedang dijalankan pada bila-bila masa. Smartsheet bukan sahaja memberikan cerapan kepada pihak berkepentingan utama, tetapi ia memberikan pasukan anda alat untuk membantu mengurus masa dan tugas mereka sendiri untuk mengelakkan pengurusan mikro. Smartsheet ialah alat dinamik untuk pelbagai industri untuk meningkatkan output dan bekerja dengan lebih cekap secara dalaman dan luaran.

Keselamatan berbilang lapisan

Ia sentiasa menarik untuk mengetahui bahawa alat perisian yang anda rancang untuk menggunakan mempunyai akses kepada semua pangkalan data organisasi anda dan bagaimana mereka boleh bercakap antara satu sama lain dengan lancar bukan? Nah, bagi sesetengah orang, terutamanya IT, itu mungkin menimbulkan beberapa tanda merah apabila ia berkaitan dengan kemungkinan meningkatkan risiko pelanggaran data. Dengan Smartsheets, keselamatan terbina dalam produk untuk memastikan data organisasi dilindungi dengan kebenaran akses berbilang lapisan dan audit akses suku tahunan. Smartsheet juga mempunyai dasar dan prosedur untuk memastikan data organisasi disandarkan di berbilang lokasi dengan pasukan sentiasa menilai ancaman keselamatan dan melaksanakan langkah balas untuk membantu menghalang akses tanpa kebenaran atau masa henti. Antara strategi keselamatan data berbilang lapisan Smartsheet, ia juga menggunakan penyulitan untuk melindungi data dengan sifir yang diluluskan NIST. mengikut Statista, laporan menunjukkan bahawa terdapat hanya lebih 1,000 pelanggaran data dan berjuta-juta rekod terdedah di AS tahun lepas. Apabila melihat alat yang mempunyai akses kepada data sebanyak ini, organisasi harus memastikan bahawa mereka bekerja dengan strategi perlindungan data komprehensif yang tidak kurang daripada standard emas.

Tidak pasti di mana untuk bermula? Rakan kongsi platinum Smartsheet seperti Kebolehan boleh membantu membimbing organisasi anda melalui melaksanakan alat berkuasa ini sepanjang perniagaan dan menghilangkan sebarang kebimbangan yang timbul bersama-sama dengan membuat langkah pertama itu. Satu-satunya penyesalan yang mungkin ada ialah alat ini tidak dilaksanakan dari hari pertama.