Mari kita mulakan

Fulton County Schools (FCS) di Atlanta, Georgia, adalah salah satu daerah sekolah terbesar di negeri ini. Pejabat Pengurusan Projek FCS (PMO) menyokong standard pendidikan tinggi daerah dengan memastikan pengurusan projek berkualiti tinggi untuk prestasi pentadbiran tertinggi. Membayangkan penyelesaian untuk memberikan keterlihatan dan pelaporan portfolio yang mudah, jabatan itu bekerjasama dengan firma perunding Aptude, menggabungkan aplikasi Microsoft secara kreatif untuk merealisasikan visi itu. Menjimatkan seminggu setiap bulan masa PMO sahaja, FCS kini menjadi ketua kelas.

Mungkin tidak jelas pada mulanya, tetapi pengurusan projek sama pentingnya dengan daerah sekolah yang besar seperti perniagaan. Untuk Fulton County Schools (FCS), teknologi adalah penukar permainan. Pelajar hari ini belajar di bilik darjah yang kaya dengan teknologi — dan menguruskan belanjawan teknologi dan sumber daya yang diperlukan untuk melayani ribuan kanak-kanak itu memerlukan pengurusan yang hebat.

Untuk mengoptimumkan sumbernya dan melayani 95,000 pelajar Fulton County dengan sebaik-baiknya, pentadbiran mewujudkan pejabat pengurusan projek (PMO) untuk memastikan segala-galanya dari unjuran pembinaan hingga pelancaran teknologi berjalan dengan lancar. Daerah ini tidak pernah melihat secara terperinci mengenai kegiatan ini yang diinginkannya untuk membuat keputusan dan pengurusan anggaran. Setelah bekerja sama dengan firma rakan kongsi Microsoft tempatan untuk membuat penyelesaian yang dibayangkan, daerah ini menjimatkan masa dan wang. Pemenang besar? Anak-anak di Fulton County.

Menyokong pendidikan dengan infrastruktur perniagaan yang lebih baik

Fulton County Schools membawa pengurus program pada tahun 2009 untuk mengoptimumkan hasil operasi melalui pengurusan projek yang sangat baik. Enam tahun kemudian, daerah ini memperluas peranan tunggal ke pejabat pengurusan program. Setelah menerima peranan sebagai Pengarah Pengurusan Program IT, jurutera mekanikal Tim Dunn mula membina pasukan untuk melaksanakan teknologi dan penyelesaian di daerah yang diperlukan.

Sekarang Pengarah Pengurusan Program IT, dia mengetuai pegawai seramai 25 orang. Dunn juga menganggap dirinya sebagai penjaga dan penjaga "sen" - cukai jualan 1 peratus yang diluluskan oleh pengundi Fulton County untuk kos infrastruktur sekolah, terutama teknologi penambahbaikan. "Kami ditugaskan bekerja dengan rakan sejawat kami di akademik, kewangan, dan jabatan lain untuk menghormati komitmen kami kepada pembayar cukai yang menyetujui referendum ini," katanya. Itu bermaksud meregangkan pasukannya yang kecil untuk menampung beban projek yang besar. Tanpa gambaran yang jelas mengenai portfolio projek FCS, perancangan sukar dan Dunn bimbang dengan kakitangan yang berlebihan.

Pasukan pengurus dan penganalisis projek PMO bertanggungjawab untuk lima jenis projek: infrastruktur rangkaian, aplikasi perusahaan, peningkatan modal, keselamatan IT, perkakasan operasi, dan teknologi instruksional untuk melancarkan teknologi ke bilik darjah. Matlamat menyeluruh Dunn: menerapkan metodologi untuk mengoptimumkan usaha pasukan kecilnya. "Kami tahu bahawa kami perlu mematangkan organisasi dari perspektif pengurusan projek sehingga kami melakukan sesuatu secara sistematik dan seragam, tanpa mengira jenis projek," katanya. Ketika itulah dia memutuskan untuk mendekati Nagendra Roy, Pengarah Kanan IT di firma perunding Aptude. Sudah berada di daerah itu, firma itu telah mendapat penghormatan dari Dunn. "Mereka mempunyai lebar jalur dan kepakaran untuk membantu kami mengembangkan model pengurusan projek kami," katanya. "Kami memberi tumpuan kepada orang-orang kami terlebih dahulu - keperluan latihan, bagaimana kami memberikan pekerjaan kepada mereka - dan kemudian pada proses. Tetapi untuk menyeragamkan proses kami, kami memerlukan alat yang tepat. " Ketika itulah bermulanya perkongsian antara Dunn dan Aptude.

Bermain dengan pasangan yang betul

Dunn mengenal pasti tiga syarat utama: pengurusan jadual, pengurusan anggaran, dan penyimpanan yang selamat untuk artifak projek. Dia telah meneliti pilihannya dengan teliti, menyelidiki Kuadran Sihir Gartner dan menjelajahi pasar secara mendalam. "Titik baliknya datang ketika kami memilih Microsoft Office 365 dan memindahkan semuanya ke awan," kata Dunn. "Dan ketika saya melihat Microsoft Project Online pada persidangan rakan kongsi, saya tahu bahawa alat ini dapat menolong saya dengan tiga item senarai keinginan saya." Dunn gembira kerana dia mengupah pasukan Roy untuk membantu melaksanakan penyelesaiannya. "Mempunyai kepakaran materi pelajaran Nagendra dan kemampuan teknologi Aptude yang ada menjimatkan banyak masa dan wang," katanya. "Dan setelah beberapa perbualan, kami menyedari bahawa kami dapat membina alat berdasarkan Project Online yang sesuai dengan model pengurusan projek kami dan membawa kami lebih jauh lagi. Itulah bagaimana PMO kami berkembang hingga ke tahap sekarang. "

Salah satu masalah yang dihadapi Dunn adalah menguruskan keupayaan pasukan kecilnya. Bukan hanya sukar untuk mempertahankan wawasan yang jelas mengenai portfolio dan memprioritaskan projek, tetapi melacak pencapaian stafnya — dan melaporkannya kepada para eksekutif — sangat membebankan dan memakan waktu. Dengan cara yang sama, tanpa maklumat yang tepat dan terkini mengenai beban kerja semasa, mengutamakan dan merancang projek-projek tersebut dan mengira jangka masa untuk inisiatif yang akan datang adalah lebih sukar daripada yang sepatutnya. Dunn tahu bahawa alat yang dapat memberikan wawasan mengenai keupayaan PMO akan menguntungkan seluruh organisasi. Dia dan Roy membentuk visi untuk penyelesaian PMO menyeluruh yang dibina berdasarkan Project Online. Membangun penyelesaian secanggih seperti yang mereka rancangkan dari bawah ke atas boleh menjadi menakutkan. Tetapi Dunn dan Roy melihat peluang dalam pelbagai, namun alat yang terhubung di Office 365.

Membangun penyelesaian Navigator: Lebih besar daripada jumlah bahagiannya

Dengan langganan Office 365, FCS sudah mempunyai akses ke blok bangunan maju yang maju untuk membuat penyelesaian yang mencentang setiap kotak dalam senarai keinginan Dunn. "Kami selalu menjadi kedai SharePoint," kata Dunn. "Dan sebahagian dari keindahan Office 365 adalah sebahagian besarnya dibangun di atas lingkungan SharePoint di awan." FCS memulakan transformasinya dari pengkomputeran berasaskan premis ke cloud. Dunn percaya bahawa membuat alat siap awan menetapkan asas strategik. Dia menantikan penghijrahan FCS ke SharePoint Online pada tahun 2020. "Alat kami siap untuk penggunaan cloud penuh kami. Apabila kita sampai ke tahap itu, kita akan mempunyai fungsi yang lebih besar dan lebih banyak ciri, "tambahnya.

Mengintegrasikan aplikasi dan mengembangkan penyelesaiannya adalah perjalanan, kata Roy. "Dengan menggunakan aplikasi Office 365, kami bekerja bersama pada strategi untuk membawa orang, proses, dan teknologi maju sehingga kami dapat mencakup semua dimensi kebutuhan - pengurusan konten, visualisasi, manajemen proyek, dan manajemen portfolio," tambahnya. Pasukannya membuat alat yang disebut "Navigator" berdasarkan Project Online untuk pengurusan projek dan SharePoint untuk pengurusan dan kolaborasi kandungan.

Untuk memberi pasukan projek dan pihak berkepentingan pandangan cepat dan mudah mengenai projek individu dan portfolio projek FCS, pasukan pengembangan Navigator menggabungkan Microsoft Visio ke dalam penyelesaiannya. Pasukan ini menggunakan Visio dengan SharePoint dan Microsoft Flow untuk membuat gambaran grafik mengenai status projek. Menambah Microsoft Teams memberikan pengurus projek FCS kelebihan ketika memulakan projek. Dengan pasukan projek yang sering terdiri dari pelbagai jabatan, kolaborasi permulaan adalah kunci kejayaan projek. Setelah mendapat kelulusan projek di Project Online, alat ini secara automatik membuat pasukan projek dengan nama projek dan memasukkan papan pemuka terus ke dalam Pasukan. Ahli pasukan baru tidak perlu pergi ke Project Online untuk mengetahui mengenai tugasan projek mereka; mereka mengklik pautan dalam Pasukan dan papan pemuka projek muncul.

FCS PMO mengungguli lintasan projek, meninjau pemangku kepentingan dan memasukkan pertanyaan melalui Microsoft Flow, yang juga mengalirkan data ke Power BI. Pengurus projek memantau projek menggunakan Microsoft Visio bukan hanya untuk membuat peta visual segala sesuatu dari carta organisasi hingga proses, tetapi juga untuk membandingkan kemajuan pada selang waktu yang tetap dan melakukan analisis jurang untuk projek di seluruh daerah. Lapisan gula untuk Dunn adalah penyatuan Power BI dengan Project Online yang lancar. "Saya tahu pasukan data kami adalah pakar Power BI," katanya. "Tetapi saya tidak tahu seberapa baik ia beroperasi dengan Project Online. Itu membuka banyak kemungkinan. "

Memvisualisasikan data yang kompleks untuk keputusan yang lebih baik

Sekiranya maklumat adalah nadi PMO, maka Power BI adalah monitor denyut jantung. Dalam masyarakat yang semakin didorong oleh data, maklumat mengalir lebih cepat dari lebih banyak sumber. Untuk kekal produktif, kakitangan FCS memerlukan data masa nyata untuk memberikan maklumat terkini kepada pihak pengurusan kanan untuk keputusan proaktif — dan tindakan.

Pasukan FCS menambah paparan garis masa yang tersedia di Project, menggunakan Visio untuk mengembangkan rangkaian grafik yang disesuaikan dengan keperluan FCS dan memberikan nilai tinggi kepada pelbagai khalayak — dari Pengurus Projek dan pasukan projek hingga eksekutif. Kepimpinan PMO menggunakan carta garis masa peringkat program untuk kemas kini pantas, sementara pengurus projek dan pihak berkepentingan menyelidiki projek tertentu menggunakan carta garis masa projek yang disesuaikan dan carta peta jalan projek akhir-ke-akhir dari Visio. Pasukan ini melihat ringkasan dan pandangan terperinci langkah demi langkah mengenai proses dan perkhidmatan yang dimiliki dan mereka yang mengambil bahagian; dan data dari Visio berintegrasi dengan Microsoft Flow dan Power BI untuk aliran kerja automatik yang meningkatkan lagi tadbir urus dan produktiviti PMO.

Bagi Dunn, halangan untuk berkongsi data kapasiti mengenai pasukannya dengan eksekutif adalah memori yang semakin pudar. Kepemimpinan PMO, pengurus projek, dan eksekutif kini dapat melihat projek dari matriks kelebihan, sama ada dari perspektif belanjawan, kemajuan matlamat, atau risiko dan isu. Dengan Visio, semua fasa projek ditunjukkan dengan jelas dalam format grafik yang sesuai. "Ini menunjukkan sekilas portfolio penuh dari semua karya yang sedang berjalan, besar dan kecil, sehingga ketika kita membincangkan keutamaan dan kapasitas, atau jika daerah mempertimbangkan inisiatif baru, kita memiliki maklumat yang kita perlukan," kata Dunn . FCS menggunakan carta Visio yang fleksibel untuk memperkasakan pemegang kepentingannya, yang dapat mengedit carta / paparan yang disesuaikan untuknya. "Dan apabila kami menyedari bahawa Visio berfungsi dengan lancar dengan Power BI, kami mula menyatukan Dashboard Eksekutif, Portofolio, Program, dan Pengurus Projek kami dengan carta Visio yang sesuai yang sudah kami miliki, untuk mewujudkan dinamis, automatik, futuristik , dan penyelesaian bersepadu yang produktif, ”tambahnya.

Menyebarkan berita: Pengurusan projek untuk mengangkat setiap jabatan

Pelanggan PMO yang paling sukar adalah yang penting dalam misi: akademik. Dunn sangat menghormati kepakaran mereka. "Ada puluhan tahun pengalaman dalam pendidikan per orang, terutama di tingkat pusat kantor," katanya. "Mereka pakar dalam sains pembelajaran. Tetapi mereka tidak menemui pengurusan proyek, IT teknikal, atau bisnis. Mereka semestinya tidak perlu. Tetapi mereka sekarang melihat bagaimana mereka dapat menggunakan pengurusan projek untuk melaksanakan perkara-perkara yang penting bagi mereka. " Pengurus projek dan ahli pasukan projek menggunakan laporan, alur kerja, dan papan pemuka yang berkaitan dengan projek akademik di bawah pengurusan PMO untuk melaksanakan aktiviti yang dirancang dan keputusan berdasarkan data dengan lancar. Ini juga memberikan jendela penting dalam prestasi sekolah bagi pihak berkepentingan akademik, seperti pengetua daerah.

Di peringkat pejabat pusat, ini semua mengenai produktiviti kakitangan. Dengan teknologi canggih di hujung jari mereka, mereka dapat menyelesaikan lebih banyak perkara, meningkatkan sokongan untuk tenaga pengajar. Apabila kakitangan bukan PMO menyertai pasukan projek, perancangan kapasiti yang lebih baik bermakna kurang mengganggu pekerjaan biasa mereka.

Mempercepat pembelajaran dengan teknologi

Dunn jelas bahawa tidak ada yang akan menggantikan "pengajaran dan pembelajaran kuno yang baik." Dia bersikeras bahawa teknologi terbaik di kelas masih menjadi guru. "Tetapi tenaga pengajar dapat menggunakan teknologi untuk meningkatkan dan akhirnya meningkatkan proses pembelajaran," katanya. "Kami ingin menganggap diri kita sebagai 'orang-orang di belakang-tirai.' Daerah ini mempunyai strategi dan visi yang menyeluruh tentang bagaimana hasil pelajar harus terungkap. Kami adalah penyedia penyelesaian. "

Pasukannya berada di tengah-tengah setiap bahagian sistem sekolah, bekerja sama dengan akademik, pengajaran, kewangan, bakat, dan operasi untuk memastikan bahawa teknologi yang disediakan meningkatkan pembelajaran. Semua pelajar menengah dan menengah mempunyai alat yang disediakan daerah. Set kelas peranti pelajar adalah standard di sekolah rendah FCS. Memastikan bahawa peranti dan rangkaian tersebut selamat dan terjamin sangat penting bagi daerah ini, dan FCS PMO tetap berada di atas projek keselamatan dengan wawasan projek yang telah dicapai.

Menjimatkan masa, mencapai kecemerlangan

Seperti pengurus projek FCS, Dunn dan pembantunya pernah takut akan laporan status projek dan portfolio bulanan. Pengurus projek mengemas kini hamparan status yang digabungkan dan dikaji semula untuk kualiti. Gaya penulisan yang berbeza dari 15 penyumbang itu bermaksud hari menyemak dan menulis semula untuk menghasilkan laporan berkualiti tinggi. Sekarang, semasa pengurus projek memasukkan kemas kini mereka, alat Navigator menggabungkannya secara automatik untuk menghasilkan laporan portfolio bulanan itu, yang juga tersedia dalam masa nyata di papan pemuka projek. "Ini lebih daripada proses automatik yang sederhana," kata Dunn. "Kami menjimatkan masa seminggu sambil menghasilkan laporan portfolio projek yang lebih baik — konsisten, ringkas, dan sangat mudah dibaca. Dan pasukan saya senang menggunakannya. "

Pasukan ini juga menghargai organisasi yang dibawa oleh alat ini untuk kehidupan profesional mereka. Alat Navigator membuka jendela kemampuan anggota pasukan dan dapat diliputi dengan jadual kerja anggota pasukan yang tidak berdedikasi dari jabatan lain sehingga komitmen dan harapan tidak bertembung. Dengan melihat ke dalam setiap projek dan bagaimana ia dapat mempengaruhi projek lain, PMO ditetapkan untuk pencapaian yang berterusan.

Fulton County Schools CIO Serena Sacks terkesan dengan kemajuan yang dicapai oleh pasukan Dunn. Diakui oleh Georgia CIO Leadership Association sebagai CIO of the Year 2017 kerana pencapaiannya dalam teknologi maklumat, Sacks telah lama menganjurkan kemajuan PMO dan baru-baru ini, projek Navigator. "PMO kami yang berpandangan ke depan telah menggabungkan aplikasi Microsoft untuk membuat penyelesaian pengurusan projek yang kami gunakan untuk melihat ke dalam setiap projek dalam portfolio kami. Itu bermakna kelebihan pendidikan bagi anak-anak di Fulton County, ”katanya. Sokongan itu memberi inspirasi kepada seluruh organisasi untuk meraih faedah yang sama. "Dengan dia sebagai juara pendekatan ini di peringkat eksekutif, kumpulan lain melihat keuntungan dari pekerjaan kami dan meminta bantuan kami untuk menguruskan projek," kata Dunn. "Tidak berwujud seperti ini yang menunjukkan kepada kita bahawa getah benar-benar memukul jalan, kerana pada akhirnya, kita di sini untuk menyokong pengajaran dan pembelajaran. Mempunyai rakan akademik kita dan membuat perkara baik berlaku untuk mereka adalah apa yang kita mahukan. "

Ketahui lebih lanjut mengenai Sekolah Daerah Fulton on Twitter, Facebook, dan LinkedIn.